COMM067PO Colaboración a la Organización de Eventos y Protocolo

Objetivos

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar el concepto, origen, función y tipos de protocolo.
Diferenciar y caracterizar los diferentes tipos de actos y eventos que pueden celebrarse, y que pueden requerir la gestión de protocolo.
Conocer la legislación y normativa existente en cuestiones de protocolo.
Establecer la filosofía del evento, que redundará en todo su conjunto.
Conocer la figura del anfitrión y sus características principales.
Valorar la dignidad del invitado de honor y su oportunidad en el acto.
Conocer los principales niveles de actuación en la preparación de un acto.
Identificar las precedencias y tratamientos más correctos en cada caso.
Saber distinguir, básicamente, los tipos de presidencias
Contrastar el orden correcto de colocación de personas y símbolos en los eventos.
Conocer los diferentes agentes intervinientes de un evento: organizador, anfitrión, invitado de honor, promotores, patrocinador.
Desarrollar un proyecto protocolario que recoja las pautas organizativas.
Estructurar correctamente las secuencias del programa que configuran el evento.
Determinar el salón, mobiliario y resto de elementos más adecuados para cada evento.
Familiarizarse con las fases de un evento.
Conocer los pasos a seguir en la planificación y organización de un evento.
Aprender a programar un evento en función de su tipología.
Aprender a confeccionar cronogramas de cara a una correcta organización y planificación del evento.
Conocer la importancia del presupuesto para dimensionar el evento.
Identificar las distintas tipologías de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, premios y otros.
Identificar las diferentes fases del proyecto de un evento y los contenidos de cada una de ellas.
Familiarizarse con los conceptos de identidad corporativa, logotipo y marca.
Conocer los diferentes tipos de publicidad comercial, así como sus aplicaciones en papelería comercial y merchandising.
Conocer los elementos básicos de la comunicación a través de la imagen.
Conocer los elementos básicos de la imagen de marca.
Utilizar los elementos de identidad gráfica en los distintos tipos de eventos.
Familiarizarse con los distintos tipos de servicios y métodos audiovisuales y vinculados a las telecomunicaciones.
Definir el protocolo social y conocer qué aspectos de la vida regula.
Dominar los usos sociales y las aplicaciones más habituales de las normas de protocolo, tales como la forma de vestir, etiqueta, normas de cortesía y otras, en función del tipo de evento que se vaya a desarrollar en el ámbito oficial, empresarial y social.
Contrastar el orden correcto de colocación de personas y símbolos en los eventos.
Determinar la organización del comedor, así como la colocación de los comensales de un evento.
Conocer el proceso de comunicación, desde sus funciones, elementos, lenguajes y tipos de comunicación, hasta la selección y organización del mensaje.
Dominar las técnicas de comunicación efectiva, basadas en el feed-back, la empatía y la escucha activa.
Aprende el funcionamiento de los flujos de comunicación en una organización.
Valorar como las habilidades comunicativas pueden influir en la comunicación.
Implementar sistemas de comunicación interna y externa en la empresa.
Conocer y familiarizarse con los distintos tipos de comunicaciones escritas.
Conocer las normas de protocolo telefónico.
Dominar la comunicación a través del correo electrónico.
Identificar las principales formas de comunicación con los medios de comunicación.
Conocer la importancia que tiene el dispositivo de seguridad en un evento.
Aprender los componentes que pueden configurar el dispositivo de seguridad.
Presentar cuestiones generales de prevención y protección a la hora de organizar un evento.
Controlar los planes de contingencia y seguridad en base a una correcta previsión de situaciones emergentes.
Conocer los sistemas de tecnología más utilizados en las empresas para organizar eventos.
Conocer los diferentes tipos de aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.
Identificar las distintas aplicaciones de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

Temario del curso

Introducción al protocolo
1. Origen del protocolo
2. Definiciones
  1. Definición de protocolo
  2. Conceptos relacionados: precedencia, ceremonial y etiqueta
  3. Grandes profesionales del protocolo en España
3. Funciones y necesidad del protocolo en la actualidad
4. Clasificación de los distintos tipos de actos
  1. Tipos de actos
  2. Tipos de protocolo
  3. Protocolo institucional tradicional o diplomático
  4. Protocolo internacional
  5. Protocolo empresarial
  6. Protocolo informático
5. Legislación y normativa protocolaria
  1. Normativa protocolaria básica
  2. Normas seguidas en protocolo
  3. Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
  4. Real Decreto 2101/1983, 4 de agosto, por el que se crea la Jefatura de Protocolo del Estado
  5. Ley 33/1981, de 5 de octubre, del Escudo de España
  6. Ley 39/1981, 28 octubre, por la que regula el uso de la Bandera de España y el de otras banderas y enseñas
  7. Real Decreto 1560/1997, de 10 de octubre, por el que se regula el Himno Nacional
  8. Honores Militares y Reales Ordenanzas Militares
  9. Condecoraciones
6. El gabinete de protocolo
Claves protocolarias de un evento
1. Objetivos y filosofía del acto
  1. Niveles de actuación en la preparación de un acto
  2. Objetivos del acto
  3. Conceptos relacionados con el saber ser
2. Componentes principales: organización, anfitrión, invitado de honor, autoridad, patrocinador, promotor
3. Precedencias y tratamientos de autoridades
  1. Precedencia, preeminencia y prevalencia
  2. En función del tipo de acto
  3. Ordenamiento general de precedencias
  4. Actos militares
  5. Rangos de ordenación
  6. Precedencias según el RD 2099/1983
  7. Tratamientos de las principales autoridades
4. La presidencia del acto
  1. Criterios de ordenación
  2. Tipos de presidencias
  3. Quién y cómo se ordena un acto
  4. Razones para colocar la presidencia
  5. Colocación de la presidencia
  6. Sistemas de colocación de la presidencia
  7. Cesión de la presidencia
Técnicas para la organización de actos
1. Fases del proyecto protocolario
  1. El proyecto protocolario
  2. Inicio del proyecto
  3. Estructura recomendada para el proyecto protocolario
  4. Documentos útiles
2. Elección del escenario del evento
  1. El evento: de pie, sentados o mixto
  2. El aforo
  3. Ubicación del evento
  4. Clasificación de los restaurantes
  5. Elementos y servicios de los restaurantes de lujo
  6. Elección del local y salón
3. Invitados
  1. Lista de invitados: criterios
  2. Confección de la lísta de invitados
  3. La confirmación
  4. La nota de protocolo
4. Programa del acto: secuencias
5. Preparación del evento: los medios materiales
  1. Elementos de una mesa en una conferencia
  2. Elementos de una mesa en un banquete
    1. Introducción
    2. Mantelería
    3. Platos
    4. Cubiertos
    5. Copas
  3. Estética, decoración y presentación de la mesa
  4. Servicio personal del plato
    1. Diferentes formas de servicio
    2. Protocolo del servicio del vino
    3. Orden correcto del servicio
Planificación de eventos
1. Puntos clave para el éxito en la organización de eventos
2. Organización y planificación de actos
3. Metodología: pasos a seguir
4. Cronograma de actividades. Importancia del cronograma. Proceso de elaboración
5. Timing y Check List del evento: importancia en la organización y proceso de elaboración
  1. Timing o temporalización
  2. Check List
6. Presupuesto del evento
  1. Su importancia para dimensionar el evento
  2. Tipos y características
7. Eventos con impacto en la Responsabilidad Social Corporativa de la compañía
8. Preparación y desarrollo del evento
9. Actividades a realizar antes del evento
  1. Actividades de planificación
  2. Actividades de organización
10. Actividades durante el evento
11. Actividades posteriores. Análisis de resultados. Elaboración del informe
  1. Tareas post-evento
  2. Análisis de resultados
  3. Reuniones
  4. Encuestas
  5. Elaboración del informe
12. Las preguntas clave antes de afrontar cualquier tipo de acto
Definición y desarrollo de los principales eventos de una organización
1. Desayunos, comidas y cenas de empresa
  1. Introducción
  2. El menú, la espera, la despedida
    1. El menú
    2. La espera
    3. La despedida
  3. Distintos tipos de invitaciones
    1. Desayuno de trabajo
    2. Vino español
    3. El almuerzo
    4. La cena
    5. Tentempié o snack de trabajo
    6. Cóctel o recepción
  4. Preparativos para la organización de una comida
    1. Invitaciones e invitados
    2. Confección del listado de invitados confirmados
    3. Las mesas
    4. Maneras de indicar la colocación del los comensales
    5. Decoración de la mesa
    6. Entrada al comedor
    7. Normas para servir
2. Visitas a las instalaciones de la organización: clientes, vips y autoridades
3. Reuniones de alto nivel
  1. Reuniones de empresa
  2. Organización de las reuniones de alto nivel
4. Inauguraciones
5. Presentación a clientes
6. Actos homenaje
  1. Los homenajes
  2. Elementos materiales y decorativos de la presidencia
7. Aniversarios
8. Juntas generales y junta de accionistas
9. Viajes de incentivo
10. Convenciones internas
11. Participación en ferias
12. Organización y participación en congresos
  1. El comité organizador y sus primeras funciones
  2. Fase previa del congreso
  3. El protocolo del congreso
  4. Programa general de las jornadas
  5. Labor protocolaria
13. Patrocinio
14. Road show
15. Premios
16. Actos relevantes
  1. Actos de primera piedra
  2. Libro de honor
  3. Firmas de acuerdos y convenios
  4. Recepción y cócteles
Identidad gráfica de los eventos
1. Introducción a la identidad corporativa
  1. Conceptos corporativos
    1. Diseño corporativo e identidad corporativa
    2. La realidad corporativa
    3. La identidad corporativa
    4. La imagen corporativa
    5. La comunicación corporativa
  2. Concepto de cultura corporativa
  3. Concepto de imagen corporativa
  4. Concepto de identidad gráfica
2. Elementos básicos de la comunicación
  1. Elementos básicos de la comunicación a través de la imagen: color, forma, tipografía, composición
  2. Elementos básicos de la imagen de marca: símbolo, logotipo y marca
  3. El manual de identidad gráfica
3. Uso de los elementos de identidad gráfica en los distintos tipos de eventos
  1. Soportes de la identidad visual corporativa
  2. Papelería corporativa
  3. Folletos y catálogos
  4. Página Web
  5. Uniformes corporativos
  6. Regalos y obsequios promocionales
  7. Arquitectura efímera: stands y escenografía
  8. Elementos multimedia: proyecciones, presentaciones, videos, interactivos
El protocolo social
1. Definiciones
  1. Protocolo social
  2. Educación y protocolo social
  3. Sociabilidad
  4. Civilidad y civismo
  5. El Derecho, la Moral y los Usos Sociales
  6. Habilidades sociales
2. Normas de cortesía esenciales
  1. Conceptos que forman el «saber estar » y «saber funcionar»
  2. Cortesía y modales
  3. Tratamientos
  4. Sonrisa
  5. Puntualidad y rigor
  6. Las presentaciones y los saludos
    1. Tipos de saludos
    2. Pautas al hacer presentaciones
3. Modales en la mesa
  1. Introducción
  2. Por norma general
  3. A la hora de sentarnos
  4. Al servirnos o si nos sirven
  5. Al comer
4. La imagen personal y la etiqueta
  1. Factores para conseguir una indumentaria adecuada
  2. Consejos para hombres y mujeres
  3. Vestimenta masculina
    1. En general
    2. Vestimenta informal
    3. Media etiqueta
    4. Etiqueta
    5. En oficinas o de cara al público
  4. Vestimenta femenina
    1. En general
    2. Vestimenta informal
    3. Media etiqueta
    4. Etiqueta
    5. En oficinas o de cara al público
5. Organización de un comedor
  1. Criterios para seleccionar el tipo de mesa
  2. Tipos de mesa
  3. Ordenación de las mesas en un acto multitudinario
    1. Nociones generales
    2. Con varios salones
6. Colocación de los comensales
  1. Formas de colocación de los invitados
  2. Tipos y disposiciones de mesas
  3. Colocación en mesa rectangular
  4. Colocación en mesa de presidencia rectangular con asientos en un lateral
  5. Sistema inglés y sistema francés
  6. Colocación protocolaria de presidencias y restantes comensales
  7. Conducción de comensales hasta la mesa
Introducción a la comunicación
1. Definición y el proceso comunicativo. ¿Qué debe saber y cómo comunicarse?
  1. Etapas de la comunicación efectiva
  2. Elementos de la comunicación
  3. Diferencia entre información y comunicación
  4. Fases de la comunicación
  5. Lenguajes utilizados para comunicarse
  6. Clases de comunicación
  7. Características del mensaje
  8. Elaboración y requisitos del mensaje
2. Papel fundamental que desempeña la comunicación
  1. Funciones de la comunicación
  2. Función informativa
  3. Función afectiva
  4. Función regulativa
  5. Otras funciones de la comunicación grupal
3. Comunicación interpersonal / Comunicación colectiva de masas
4. Habilidades comunicativas y profesionales del secretariado
  1. Aspectos generales
  2. Efectos de la comunicación
  3. Objetivos de la comunicación
  4. Cómo conseguir una buena comunicación
  5. Empatía y asertividad
  6. Significado de ser agresivo, pasivo y asertivo
  7. Técnicas de comunicación efectiva
  8. Expresiones no recomendadas
La comunicación en las instituciones y las empresas
1. El gabinete de comunicación. Papel de la secretaria o asistente de dirección
  1. Cuestiones generales
  2. El área de presidencia
  3. El personal de secretaría
2. Comunicación interna / Comunicación externa
  1. Principios de la comunicación
  2. Comunicación en las organizaciones
  3. Comunicación interna
  4. Comunicación externa
3. Los principales escritos
  1. La carta
  2. La instancia
  3. El oficio administrativo
  4. El certificado
  5. La nota interna y el memorándum
  6. El saluda
  7. El informe
  8. Actas y memorias
4. El protocolo telefónico
  1. Normas generales
  2. El cuidado de la voz
  3. La sonrisa telefónica
  4. Atender al teléfono correctamente
  5. Recomendaciones
  6. Llamadas personales
  7. El contestador automático
  8. El uso del teléfono móvil
5. La comunicación a través de correo electrónico
Comunicación habitual con los medios de comunicación
1. La nota de prensa
  1. Qué es
  2. Características principales
  3. Detalles y estructura
  4. Consejos para una buena difusión
2. La convocatoria de prensa
3. La rueda de prensa
4. El reportaje
  1. Qué es
  2. Tipos
  3. Estructura
5. La entrevista
  1. Qué es
  2. Técnicas de redacción
  3. Tipos
6. La comunicación según los distintos medios (prensa escrita, medios audiovisuales, Internet…)
  1. Cómo convocarlos
  2. Difusión en distintos medios
  3. Folleto promocional
La seguridad y el protocolo
1. La importancia en el dispositivo de seguridad
  1. El dispositivo de seguridad
  2. Misiones del dispositivo
  3. Sistemas de seguridad y emergencia en eventos
2. Diferenciación entre prevención y emergencia
  1. Seguridad aplicada en el protocolo
  2. Amenaza y riesgo
  3. Prevención y protección
3. El personal cualificado para el dispositivo de seguridad
4. La prevención de riesgos laborales para el personal de protocolo, comunicación y seguridad
  1. La celebración de los actos en el marco de la seguridad
  2. La seguridad de las autoridades y personalidades
  3. Recomendaciones en la organización de la seguridad de actos
    1. Los invitados y los accesos
    2. Acreditaciones
    3. Espacios
    4. En los hoteles
    5. Comidas
    6. Seguridad sanitaria
    7. Seguridad en la oficina de protocolo
Las nuevas tecnologías en el protocolo
1. Tipos y comparación
  1. Elementos a valorar de un software de gestión de eventos
  2. Servidor propio o servidor online
2. Programas a medida y oferta estándar del mercado
  1. ¿Qué decisión tomar?
  2. Software a medida o software estándar
  3. Programas a medida: ALTAI SOFT
  4. Programas estándar
    1. GESINTUR
    2. REGONLINE
3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretaría técnica y científica, pagos y reservas online
  1. Concepto de programas integrales
  2. Características
  3. Algunos programas integrales
    1. Ferpuser Grupo
    2. Ungerboeck
    3. Criterios y operadores de búsqueda
    4. Interface de Google

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